Tietosuojaseloste

IKIKAIKU TIETOSUOJASELOSTE  

Tämä on säätiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 30.05.2020. 


Ikikaiku-elämänperintösäätiö, Palviantie 69, 42330 HAAVISTO, Puhelin: +358407172997

 


Selma Kilpi ( +358407172997), selma(at)tarkkila.fi



Ikikaiku-elämänperintösäätiössä on henkilörekisterit liittyen

a. kiinteistöjen lahjoittamiseen ja testamentteihin,

b. permakulttuurikoulutuksiin ilmoittautumiseen ja osallistumiseen, 

c. maalle omistautumiseen, kiinteistöjen nautintaoikeudelliseen hoitamiseen (omistautujat),

d. yhteistyötahoille tiedottamiseen ja muuhun sidosryhmäviestintään,

e. lähetettyihin verkkolomakkeisiin ja uutiskirjeen tilanneisiin,

f. lähetettyihin lisätietokyselyihin tai muihin yhteydenottoihin.

Lisäksi pidetään työsuhteisiin, hallitustyöskentelyyn ja asiantuntijatehtäviin liittyvää henkilörekisteriä viranomaisten edellyttämällä tavalla.


Käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Ikikaiku-elämänperintösäätiö käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

Henkilötietoja käytetään:

Henkilötietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi ja tietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitetta käytetään uutiskirjeen lähettämiseen. Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen. Lisäksi potentiaalisten toiminnasta kiinnostuneiden osalta voimme hakea tietoja yksityisistä ja julkisista rekistereistä, kuten yritysten ja järjestöjen verkkosivuilta.

Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

a. kiinteistöjen lahjoittamisen ja testamenttilahjoitusten osalta lahjoittajan tiedot:
 - etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus,

b. permakulttuurikoulutuksiin ilmoittautuneiden ja osallistuneiden osalta: 

- esitietolomakkeen tiedot, etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus,

- koulutus, osaaminen,
 

c. maalle omistautumisen, lahjoitettujen kiinteisöjen nautintaoikeudellisen hoitamisen (omistautujat) osalta:

- etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus,


d. yhteistyötahojen muiden sidosryhmien osalta: 

- yritys-, yhdistys- ja yhteisötahoilta yhteystiedot, yrityksen tai yhteisön nimi, y- tai rekisteritunnus,


e. lähetettyjen verkkolomakkeiden ja uutiskirjeen tilanneiden sekä 

f. lähetettyjen lisätietokyselyiden tai muiden yhteydenottojen osalta:

- etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite,

- mahdolliseen Holvi-palveluun kirjautumiseen vaadittavat tunnisteet,
- IP-osoitetieto tai muu tunniste.


Henkilötunnus rekisteröidään lahjoitusten käsittelemisessä osapuolten oikeusturvan varmistamiseksi sekä mahdollisten lakisääteisten ilmoitusvelvollisuuksien varalle mm. Verohallinnolle. 



Näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voit tehdä lähettämällä viestin osoitteeseen selma(at)tarkkila.fi, Ikikaiku-elämänperintösäätiö sr, Kipparintie 3, 42330 Haavisto

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Henkilö voi myös kieltäytyä uutiskirjeistä klikkaamalla niiden lopusta löytyvää linkkiä.

Joissain tapauksissa säätiöllä on lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Ikikaiku-elämänperintösäätiöllä on esimerkiksi velvollisuus säilyttää testamentteihin ja lahjoituksiin liittyviä dokumentteja osana kirjanpitoaineistoa Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.


7. Säännönmukaiset tietolähteet


            Toimintaan osallistuvien jäsenten tarvittavat tiedot saadaan osallistujalta itseltään tämän

suostumuksella joko kirjallisesti tai sähköisen kyselylomakkeen kautta.

Ikikaiku-elämänperintösäätiön luottamushenkilö tai myöhemmin työntekijä tallentaa säätiön hallinnolliseen käsittelyyn, lahjoituksiin ja asumisoikeuksien myöntämispäätöksiin liittyvät tiedot. Jokainen henkilötietorekisterin käyttäjä on tiedoista vaitiolovelvollinen.

Ikikaiku-elämänperintösäätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.



Henkilötietoja ei luovuteta Ikikaiku-elämänperintösäätiön ulkopuolelle. Varmistamme, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta.


Käytämme seuraavia palvelutarjoajia:
Google
(esim. Mailchimp ?)



Ikikaiku-elämänperintösäätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja.


Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

Uutiskirjeiden lähettämiseen ja viestintään Ikikaiku-elämänperintösäätiö käyttää MailChimp -palvelua (?). MailChimpille siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto viestinnästä, johon henkilö antaa suostumuksensa.



Ikikaiku-elämänperintösäätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.


Henkilötietorekisterin suojauksessa otetaan huomioon henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, säilyttämiseen, arkistointiin ja hallintaan tietosuojalainsäädännön lisäksi olevat säädökset. 


Henkilötietorekisteriin kuuluvia tietoja voi olla:       

-säilytettäväksi määrätyssä aineistossa,

-sopimusperusteisessa aineistossa,

-alkuperäisissä asiakirjoissa,

-kokousdokumenteissa.


Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Testamentteihin ja lahjoituksiin liittyvät dokumentit säilytetään pankkilokerossa. 

Hakemukset ja maa-alueelle omistautumiseen liittyvät sopimukset ja asiapaperit säilytetään vähintään 10 vuotta tehdyistä päätöksistä.

ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Laitteiden virustorjunta ja palomuurit päivitetään säännöllisesti. Muistitikut tai ulkoiset kovalevyt, joilla henkilötietoja säilytetään, kryptataan. 

Henkilötietoja säilytetään myös Ikikaiku-elämänperintösäätiön käyttämissä Googlen palveluissa (Gmail, Google Drive, Google Analytics).

MailChimp ja Google ovat yhdysvaltalaisia yhtiöitä ja tietoja voidaan tallentaa EU:n ulkopuolisiin datakeskuksiin. Molemmat yritykset kuitenkin kuuluvat USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle ja ne noudattavat omalta osaltaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Lisää tietoa: MailChimp, Google


11. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen


Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.

Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tarkastuspyyntö osoitetaan Ikikaiku-elämänperintösäätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.



Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamispyyntö osoitetaan Ikikaiku-elämänperintösäätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.



Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.

Ikikaiku-elämänperintösäätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Mikäli toimintaan osallistuva huomaa henkilötietojen käsittelyssä olevan puutteita, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.